Đoàn giám sát chuyên đề của Ban Pháp chế HĐND thành phố về “Tiếp nhận, xử lý, giải quyết đơn thư theo vụ việc cụ thể của tổ chức, công dân đang tồn đọng, kéo dài” vừa hoàn thành chuyên đề giám sát, báo cáo Thường trực HĐND thành phố. Theo kế hoạch, Đoàn đã làm việc trực tiếp với Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố và UBND các xã, phường: Tam Anh, Tam Xuân, Bà Nà, Hải Vân, Thanh Khê; đồng thời xem xét hồ sơ, tài liệu và đối chiếu các quy định pháp luật liên quan để nhận diện tình trạng vướng mắc, có kiến nghị tháo gỡ, giải quyết hồ sơ cho công dân.
Quang cảnh tại buổi làm việc của Đoàn Giám sát với UBND xã Bà Nà
Nhiều chuyển biến trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đất đai
Một trong những điểm đáng ghi nhận qua giám sát là sau khi tổ chức mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, các địa phương đã từng bước kiện toàn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ giải quyết thủ tục hành chính về đất đai. Tại các xã, phường được giám sát, cơ bản đã bố trí từ 2-4 công chức thực hiện nhiệm vụ; quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cơ bản tuân thủ quy định pháp luật và quy chế làm việc của UBND cấp xã.
Đối với Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố, đơn vị có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 20 chi nhánh khu vực, với tổng số 627 nhân sự; đồng thời đã ban hành Quy chế làm việc và thực hiện phối hợp với UBND cấp xã, các cơ quan thuế và đơn vị liên quan trong giải quyết thủ tục hành chính về đất đai.
Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu được giao cho UBND cấp xã, khiến khối lượng hồ sơ tại cơ sở tăng đáng kể. Qua giám sát, trình tự tiếp nhận và trả kết quả nhìn chung được thực hiện theo quy định; khi phát sinh khó khăn, các địa phương đã chủ động đề nghị cơ quan chuyên môn hướng dẫn.
Cùng với đó, việc ban hành Quyết định số 26/2026/QĐ-UBND ngày 27/3/2026 của UBND thành phố về Quy chế phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký đất đai, các chi nhánh với cơ quan quản lý đất đai, UBND cấp xã, bộ phận một cửa, cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các đơn vị liên quan được xem là cơ sở quan trọng để tăng cường phối hợp trong giải quyết hồ sơ.
Hồ sơ chậm, quá hạn: Vướng từ nguồn gốc đất đến quy hoạch
Bên cạnh những kết quả đạt được, giám sát của Ban Pháp chế cũng cho thấy thực tế đáng lưu ý: số hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu trễ hẹn, chưa được giải quyết trong thời gian được giám sát còn chiếm tỷ lệ lớn.
Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ tính chất phức tạp của hồ sơ đất đai: nguồn gốc sử dụng đất qua nhiều thời kỳ, ranh giới thửa đất biến động hoặc chồng lấn, hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ; có trường hợp người dân sử dụng đất thực tế nhưng không có giấy tờ chứng minh; hoặc thửa đất nằm trong các khu vực có quy hoạch. Bên cạnh đó, một số cán bộ, công chức tham mưu còn hạn chế về nhận thức, kỹ năng áp dụng pháp luật đất đai.
Đáng chú ý, thời gian giải quyết theo quy định được phản ánh là còn khó khăn đối với những hồ sơ phải thực hiện nhiều bước xác minh. Theo báo cáo, thời hạn 20 ngày trong khi riêng thời gian niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ đã mất 15 ngày, chỉ còn khoảng 5 ngày làm việc để thực hiện nhiều nội dung chuyên môn khác như kiểm tra hiện trạng, xác minh nguồn gốc, tình trạng tranh chấp, xử lý ý kiến phản ánh, lấy ý kiến cơ quan liên quan, hoàn thiện hồ sơ và chuyển thông tin xác định nghĩa vụ tài chính. Đây là một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ trễ hẹn trở nên phổ biến.
Công tác phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký đất đai, các chi nhánh và UBND cấp xã dù đã có chuyển biến nhưng vẫn còn điểm nghẽn. Việc chậm có ý kiến phối hợp từ UBND cấp xã có thể làm phát sinh hồ sơ tồn đọng, quá hạn trên hệ thống. Công tác đo đạc, xác định ranh giới, mốc giới cũng gặp khó khăn ở những khu vực có nhiều chủ sử dụng đất liền kề, chủ sử dụng đất vắng mặt hoặc phát sinh tranh chấp.
Một vấn đề khác được Đoàn giám sát lưu ý là sự bất cập trong vận hành phần mềm VBDLIS. Có trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo bổ sung hồ sơ hoặc thông báo kết quả xác định nghĩa vụ tài chính nhưng cán bộ chuyên môn cấp phường không nhận được thông tin trên hệ thống, dẫn đến hồ sơ của người dân bị trễ.
Giám sát đi vào từng vụ việc, từng địa chỉ, từng trách nhiệm
Điểm đáng chú ý trong hoạt động giám sát lần này là Ban Pháp chế không chỉ xem xét tình hình chung mà đi sâu vào từng trường hợp cụ thể. Từ 9 trường hợp được lựa chọn ban đầu, Đoàn giám sát thống nhất giám sát 8 vụ việc cụ thể liên quan đến thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại các phường, xã: Tam Anh, Bà Nà, Hải Vân, Thanh Khê và Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố.
Qua từng vụ việc, Đoàn giám sát đã làm rõ những nguyên nhân khiến hồ sơ kéo dài, đồng thời xác định hướng xử lý và trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền.
Chẳng hạn, trường hợp bà Hoàng Thị Lưu tại xã Tam Anh cho thấy vướng mắc từ việc thiếu hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp đất không có giấy tờ. Sau khi giám sát, Đoàn đề nghị UBND xã Tam Anh khẩn trương giải quyết hồ sơ xác định lại diện tích đất ở của công dân trước ngày 25/8/2026 và báo cáo kết quả về Thường trực HĐND thành phố.
Tại xã Bà Nà, qua giám sát trường hợp ông Hồ Văn Hiệp, Đoàn giám sát nhận thấy hồ sơ cần được rà soát trên cơ sở hướng dẫn của Cục Quản lý đất đai. Đoàn đề nghị UBND xã khẩn trương rà soát hồ sơ pháp lý, hướng dẫn công dân hoàn thiện thủ tục để được xem xét cấp Giấy chứng nhận theo quy định, đồng thời rà soát các trường hợp tương tự có nguồn gốc từ quỹ đất công ích để xử lý thống nhất trên địa bàn.
Một vụ việc khác kéo dài hơn 13 năm là trường hợp ông Nguyễn Chí Trực tại phường Thanh Khê. Vụ việc phát sinh từ năm 2012, liên quan đến chủ trương quy hoạch khu đất sau khi di dời mồ mả. Qua giám sát, Đoàn xác định đến nay việc điều chỉnh quy hoạch và giải quyết vụ việc thuộc thẩm quyền của UBND phường Thanh Khê; đồng thời yêu cầu địa phương giải quyết dứt điểm trong tháng 9/2026.
Đặc biệt, trường hợp ông Nguyễn Tâm tại phường Hải Vân cho thấy những khó khăn phát sinh từ việc áp dụng đồng thời nhiều quy hoạch khác nhau. Đoàn giám sát nhận định hồ sơ chưa được giải quyết do chưa có sự thống nhất giữa các cơ quan trong áp dụng quy định pháp luật về đất đai. Riêng phường Hải Vân, báo cáo cho biết trong 6 tháng đầu năm 2026 có 49/53 hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không được giải quyết do vướng mắc về các loại quy hoạch.
Từ thực tế này, Đoàn giám sát đề nghị UBND thành phố chỉ đạo các cơ quan chuyên môn khẩn trương tham mưu, có hướng xử lý cụ thể đối với trường hợp của ông Nguyễn Tâm cũng như các trường hợp tương tự, bảo đảm không làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất.
Ban Pháp chế HĐND thành phố đi kiểm tra thực tế hiện trạng khu đất liên quan đến kiến nghị của ông Nguyễn Chí Trực tại phường Thanh Khê
Một buổi tiếp công dân của Ban Pháp chế HĐND thành phố
Kiến nghị rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời hạn
Trên cơ sở kết quả giám sát, Ban Pháp chế HĐND thành phố kiến nghị UBND thành phố sớm ban hành quy trình hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Quyết định số 56/2026/QĐ-UBND ngày 26/5/2026; tổ chức tập huấn chuyên sâu để chính quyền cơ sở có cơ sở áp dụng thống nhất, giải quyết nhanh chóng các hồ sơ tồn đọng, kéo dài.
Đồng thời, tiếp tục rà soát các khó khăn trong giải quyết hồ sơ cấp Giấy chứng nhận lần đầu, nhất là những trường hợp liên quan đến quy hoạch, công nhận diện tích đất tăng thêm, nhà và đất có vi phạm pháp luật; chỉ đạo cơ quan chuyên môn rà soát các loại quy hoạch và có hướng dẫn thống nhất để cấp xã thuận lợi khi giải quyết hồ sơ của người dân.
Ban Pháp chế cũng đề nghị rà soát, khắc phục các bất cập của phần mềm VBDLIS; tăng cường theo dõi, hướng dẫn chuyên môn đối với cấp xã trong quản lý đất đai và thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Đối với UBND các xã, phường, yêu cầu được đặt ra là tăng cường phối hợp với Văn phòng Đăng ký đất đai và các chi nhánh; bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn, am hiểu pháp luật đất đai và công tác tiếp công dân, giải quyết đơn thư; khẩn trương cho ý kiến đối với các hồ sơ còn tồn đọng; đồng thời chấn chỉnh, khắc phục tình trạng giải quyết hồ sơ không bảo đảm thời gian quy định.
Đối với các vụ việc cụ thể, Đoàn giám sát đã đưa ra thời hạn xử lý cụ thể và yêu cầu các địa phương, cơ quan liên quan báo cáo kết quả về Thường trực HĐND thành phố. Đây là cách làm thể hiện rõ tinh thần giám sát đến cùng, kiến nghị phải gắn với trách nhiệm và thời hạn thực hiện.
Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo
Thủ tục hành chính về đất đai vốn là lĩnh vực phức tạp, liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp. Những vướng mắc về nguồn gốc đất, hồ sơ pháp lý, quy hoạch, ranh giới sử dụng đất hay sự thay đổi mô hình tổ chức chính quyền có thể là nguyên nhân khách quan khiến quá trình giải quyết kéo dài. Tuy nhiên, qua giám sát, Ban Pháp chế HĐND thành phố đã chỉ rõ những điểm nghẽn thuộc về tổ chức thực hiện, phối hợp và trách nhiệm của cơ quan, cán bộ có liên quan.
Trưởng Ban Pháp chế HĐND thành phố Lương Công Tuấn đến nhà dân để khảo sát và nghe trực tiếp kiến nghị của công dân
Vì vậy, yêu cầu đặt ra trong thời gian tới không chỉ là tháo gỡ từng hồ sơ cụ thể, mà cần tiếp tục hoàn thiện quy trình, thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ cơ sở, tăng cường phối hợp liên ngành và đặc biệt là nâng cao trách nhiệm giải trình.
Những kiến nghị sau giám sát của Ban Pháp chế HĐND thành phố vì thế không đơn thuần nhằm giải quyết một vài vụ việc cụ thể. Quan trọng hơn, đó là yêu cầu khắc phục những điểm nghẽn mang tính hệ thống, hạn chế tình trạng hồ sơ kéo dài, đơn thư phát sinh do chậm được giải quyết hoặc thiếu thông tin; qua đó góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, hiệu quả quản lý nhà nước về đất đai và hiệu lực, hiệu quả hoạt động giám sát của HĐND thành phố.